Ao contrário do que muitos gestores pensam, o Setor de TI de uma empresa não deve ser apenas passivo, resolvendo os problemas depois que eles acontecem. Ao contrário dessa concepção difundida pelas empresas brasileiras, sai muito mais barato precaver-se contra possíveis problemas do que solucioná-los depois de ele já terem acontecido.
Principalmente no universo das pequenas empresas, o despreparo para lidar com situações de crise é responsável por grandes prejuízos. Nesse contexto, o backup torna-se uma ferramenta fundamental na manutenção documental da empresa. Entenda quais são as principais consequências de deixar o backup “para depois”!
Perda de arquivos
Esse é o maior e mais comum medo de todos os gestores: perder todos os arquivos da empresa. Caso não haja um backup a empresa pode, até mesmo, ter complicações com a justiça ou com a Receita Federal, por não ter os documentos necessários para comprovar alguma situação no prazo específico. Isso sem contar com os inúmeros problemas que certamente surgirão com clientes e fornecedores. Simplesmente não vale o risco!
Prejuízos financeiros
A perda de arquivos também pode ser motivo de grandes prejuízos financeiros, tanto ativos quanto passivos. Desde o prazo daquela licitação, para o qual você não conseguirá reunir todos os documentos necessários — simplesmente porque eles se perderam —, até mesmo na hora de consultar o cadastro da empresa para verificar os devedores. Se o cadastro não estiver ali, é possível que algum funcionário feche negócio com uma empresa inadimplente, por exemplo.
Tempo perdido
Quando há algum tipo de problema na empresa — desde um ataque hacker até um incêndio — que leve à perda total de arquivos digitais, existe um fator pouco considerado na hora de calcular os prejuízos: tempo. Quantos dias, meses ou até mesmo anos os colaboradores da empresa dedicaram-se a construir algum cadastro? Quanto tempo foi necessário para colocar todas as planilhas do setor financeiro em ordem?
Fazer o backup de maneira profissional é fundamental para que todo esse tempo não seja perdido. Nesse caso, o problema não é apenas o tempo trabalhado, mas também o tempo que deverá ser trabalhado para reparar todos os danos e deixar tudo como antes.
Dependência de um computador específico
Outra realidade muito comum nas empresas — que é um risco em si mesma — é o backup em uma máquina específica, feito de qualquer maneira e sem ajuda profissional. Apesar de parecer uma boa ideia, não é indicado ficar totalmente refém de apenas um computador. Pense, por exemplo, o que acontece se ele queimar o HD ou pior, se alguém roubá-lo! Evite essa situação buscando ajuda profissional.
Desorganização
Um backup profissional deve ser organizado. Além de salvaguardar os arquivos, é fundamental que eles possam ser encontrados posteriormente, caso haja necessidade. Por isso é tão importante buscar ajuda profissional na hora de fazer o backup da sua empresa. Imagine ter que consultar pasta por pasta, arquivo por arquivo, para encontrar um documento de 2010? Trabalhoso e desnecessário!
Esses são alguns dos problemas que você pode enfrentar caso sua empresa não esteja preparada para desastres, mas, com certeza, ainda existem muitos outros, portanto, não deixe de se precaver!
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